¿Sabes la importancia de contar con herramientas tecnológicas que simplifiquen el abastecimiento tác

Vivimos en un mundo cambiante y dinámico, en el que los requerimientos de compras cambian casi a diario, lo cual trae como consecuencia que la gestión de compras en las compañías sea cada vez más compleja. Hoy en día la gestión de compras ha evolucionado mucho desde sus inicios, ahora es necesario abarcar mercados mucho más globalizados y las necesidades son mucho más críticas y exigentes tanto a nivel de calidad como en versatilidad de productos y servicios.

Los departamentos de compras sufren de una presión constante obligadas a hacer más con menos, lo cual los enfrenta a grandes retos:

1. Visibilidad del gasto, es decir no conocen claramente, en qué, cuánto y con quién están gastando.

2. Problemas de cumplimento y falta de control a la hora de ejecutar el gasto, con niveles altos de fuga de ahorros o Gasto Maverick. Los equipos de abastecimiento se esfuerzan por lograr ahorros en la reducción de precios y términos más favorables, pero es muy probable que estos acuerdos se pasan por alto y no se utilizan, lo que implica más presiones en reducción de precios al área de compras y proveedores decepcionados con volúmenes de negocios más bajos de lo esperado.

3. Procesos manuales y muy operativos, así como equipos sobrecargados, los cuales están avocados a resolver los problemas del día a día de la operación. La necesidad de procesar manualmente las solicitudes de compra puede tener un impacto significativo en la eficiencia de la organización.

4. Generalmente no cuentan con herramientas que soporten la gestión y la colaboración con proveedores, lo que implica tiempos largos en el ciclo de compras, un seguimiento difícil de gestionar, y largos tiempos de recepción, lo que se traduce en menos recursos disponibles para enfocarse en prioridades más estratégicas.

Esto evidencia la importancia y la necesidad de contar con herramientas tecnológicas que faciliten el proceso de compras.

Las áreas de compras no pueden desempeñarse aisladamente de los demás departamentos de la compañía, deben trabajar de forma colaborativa y coordinadamente para lograr ejecutar de forma eficiente los requerimientos del negocio, así mismo deben estar conectadas con redes de negocios que incrementen la competitividad y permitan:

·Incrementar el porcentaje del gasto bajo contrato. ·Incrementar la productividad por medio del uso de dispositivos móviles.

·Garantizar el cumplimiento de las condiciones negociadas y contratadas.

·Mejorar la colaboración con los proveedores a través del autoservicio.

·Reducir el tiempo de ciclo de compras.

·Disminuir tareas administrativas y aumentar la dedicación a la generación estratégica de valor.

American Eagle Outfitters a finales del 2014, presentaba grandes oportunidades en su proceso de aprovisionamiento, contaban con un proceso muy manual, descentralizado, y con baja visibilidad del gasto. Se enfrentaron a un proceso de transformación tecnológica y decidieron utilizar SAP Ariba para facilitar sus procesos de abastecimiento, logrando grandes beneficios para la organización, entre los cuales se encuentran: Colaboración: 100% de facturas procesadas a través de Ariba Network.

Eficiencia Operativa: reducción del 66% de los pasos en el proceso de facturación y pagos.

Visibilidad del gasto: lograron generar ahorros sostenibles al tener mayor control del gasto.

En resumen, la transformación digital ha jugado un papel fundamental en la transformación de los departamentos de compras obligándolas a apalancarse en herramientas tecnológicas que simplifiquen y faciliten los procesos y les permita ejercer funciones más estratégicas alineadas a los objetivos de negocio impactando directamente el bottom line.

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