Procure to pay: el orden de las compras


Los procesos de compra y gasto estratégico tienen un objetivo bien definido en cuanto a qué es lo que se obtiene y cómo se planificó obtenerlo; utilizando referencias de presupuesto de compra y términos predefinidos para la transacción.

En un sistema avanzado de procurement, las requisiciones que estén dentro de los términos predefinidos serán automáticamente redirigidas para aprobación y convertidas en órdenes de compra una vez aprobadas, así como enviadas por correo al proveedor correcto.

Según el Instituto Colegiado de Compras y Abastecimiento, procure-to-pay debe ser un proceso sin trabas desde el punto en que se emite una orden al momento de pago. Precisamente ahí es donde se puede delimitar el orden de las compras, pues un sistema ordenado estratégicamente para el abastecimiento eficiente es el que permite extraer datos de facturas y pagos de un sistema de contabilidad general, de planificación de recursos empresariales (ERP) o sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM).

También puede aceptar datos de transacciones de bancos, vendedores, envíos y otras fuentes externas, además, concilia múltiples y complejas declaraciones de proveedores a pagos y bienes recibidos.

Las empresas que pueden tener este tipo de control sobre sus transacciones tienen el potencial de tener un negocio más sólido y optimizado para la mejora año con año, pues la planificación está altamente influenciada por los resultados que se obtuvieron.

Quizás más importante que el control del gasto o la administración del gasto es comprar estratégica e inteligentemente. En la mayoría de casos no solo tiene que ver con el precio sino la evaluación del impacto a la empresa más allá de lo que se le adjudique al proveedor.

Procure-to-pay o P2P puede ser visto como un subsistema de la administración de relaciones de proveedores (SRM), que a su vez tiene una gran importancia pues se encarga de las interacciones de la empresa con los proveedores y la eficiencia de los procesos con los mismos, es una potente herramienta para optimizar las compras.

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